Comment la high-tech et les réseaux changent le quotidien des entrepreneurs
De la création de l'entreprise à la gestion au jour le jour, le numérique est omniprésent. Les solutions logicielles permettent de s'affranchir des contraintes techniques pour se concentrer sur le coeur de l'activité.
Les entreprises françaises accusent un retard dans leur transformation numérique. Exemple trivial : alors que près des deux tiers des Français achètent en ligne, les grandes entreprises ne sont qu'une sur trois à le faire et les entreprises de 10 à 250 salariés, à peine une sur 10 ! (selon
le « digital agenda scoreboard » de la Commission européenne). Le digital, à commencer par les outils de communication, mais aussi les logiciels de gestion, paraît pourtant un avantage concurrentiel majeur dans la compétition économique, surtout pour de jeunes et petites entreprises. A la question : vaut-il mieux investir dans un logiciel spécialisé plutôt que d'utiliser un tableur pour sa comptabilité ? la réponse est oui. D'autant que des solutions adaptées sont désormais accessibles même aux plus petites structures à des prix raisonnables grâce au paiement, non plus à la licence mais à l'usage.
Gérer les formalités lors de la création
Trois sites en ligne permettent de réaliser la plupart des formalités : CFEnet, Infogreffe et Guichet-entreprises. CFEnet, dont le réseau CCI France est à l'origine, a vu le jour en 2007. Il s'agissait alors de la première plate-forme pour les formalités de création, de cessation, de radiation ou de modification : augmentation du capital, changement de dirigeant ou de siège social… « C'est un outil semi-automatisé, puisque le chef d'entreprise remplit un formulaire en ligne et doit ensuite imprimer sa déclaration, la signer puis renvoyer le document avec un chèque pour les frais de greffe, explique Jean-Louis Pardé, animateur du réseau des CFE.Son dossier est automatiquement transmis dans le CFE compétent géographiquement, qui le diffuse à l'Insee, au tribunal de greffe, au RSI, à l'Urssaf… » Depuis 2007, la plate-forme réalise de nouvelles missions comme la gestion des demandes d'Accre, de cartes de commerce ambulant ou de création d'autoentreprise.
Les deux autres plates-formes, Infogreffe et Guichet-entreprises, permettent de réaliser ses formalités de façon entièrement dématérialisée. Cependant, Guichet-entreprises est pour le moment limité aux seules démarches de création. Quelle que soit la plate-forme choisie, le processus est transparent : les organismes s'échangent automatiquement les documents. Pourtant, les formalités se font encore très peu en ligne. « On estime qu'environ 5 % des formalités sont faites de façon dématérialisée », explique Jean-Louis Pardé, qui ajoute que, même lorsque c'est le cas,« beaucoup d'entreprises appellent ou se rendent en CCI pour vérifier que tout est en ordre ».
Des logiciels pour tous les métiers et toutes les tailles
Il existe une multitude de solutions de gestion pour les entreprises, qui couvrent la comptabilité, la fiscalité ou la trésorerie, mais aussi l'administration des ventes, la gestion des achats, des stocks ou de production, la paie et les ressources humaines, la gestion de la relation client… « Les logiciels doivent être adaptés à la taille et au besoin de l'entreprise », conseille Jean-Marc Jaumouillé, directeur des techniques professionnelles chez Fiducial, spécialiste de l'expertise comptable. Il n'est pas toujours intéressant pour une entreprise d'acquérir un logiciel pour chacun de ses métiers. Par exemple, la paie est très complexe aujourd'hui. Et, selon Jean-Marc Jaumouillé, acquérir un logiciel n'est pas forcément intéressant.« Plus l'entreprise est petite, plus elle a intérêt à sous-traiter la paie. »
Les logiciels de base coûtent dans les 30 euros par mois en accès à distance, c'est-à-dire via Internet. Ensuite, à chacun d'évaluer son besoin pour trouver une offre adaptée. « Globalement, dans les outils de gestion, l'offre est plutôt large, estime Jean-Marc Jaumouillé. Il existe des offres génériques de même que des logiciels très spécialisés. » Cela peut aller jusqu'à l'informatique embarqué sur le smartphone : « Nos offres vont aussi loin que les besoins de nos clients. » Les éditeurs de logiciels proposent même des solutions spécifiques à certains secteurs d'activité. « Il existe, par exemple, des offres sectorielles pour le BTP, qui sont adaptées aux problématiques de gestion de chantier, explique Claude Cordier, directeur marketing produits et services PME chez l'éditeur Sage. Il en existe aussi bien pour l'artisan que pour la PME ou le groupe industriel. »
Le cloud pour une dématérialisation totale
Le cloud, c'est tout simplement l'accès à distance aux informations ou aux logiciels de gestion de l'entreprise. « La virtualisation de l'outil informatique permet d'utiliser les documents et logiciels de l'entreprise partout où l'utilisateur se trouve, détaille Jean-Marc Jaumouillé. Un chef d'entreprise peut ainsi travailler chez lui ou pendant qu'il est en déplacement. » Le tout, grâce à une connexion Internet et à un accès sécurisé par mot de passe.
Le cloud a de nombreux avantages, dont le plus évident est la mobilité. Tous les employés de l'entreprise peuvent accéder à l'ensemble des données de l'entreprise, ou, selon leurs autorisations, à une partie seulement. C'est son deuxième avantage : la flexibilité. Pour le chef d'entreprise, mais également pour ses employés, qui peuvent plus facilement pratiquer le télétravail ou les horaires décalés au besoin. « Les solutions de cloud permettent aussi de ne plus se préoccuper des mises à jour légales ni des mises à jour informatiques, la solution est opérationnelle automatiquement », explique Claude Cordier. Pour les start-up et les TPE souvent peu structurées du point de vue informatique, cela représente un avantage au niveau de la maintenance ou du stockage des données, assuré, lui aussi, par les prestataires.
Le cloud est également intéressant du point de vue économique, puisqu'il permet de lisser l'investissement. L'entreprise loue une infrastructure et s'abonne à des outils. Le coût, souvent mensuel, reste très acceptable pour des PME. De plus, si jamais les besoins de l'entreprise évoluent, le cloud permet d'augmenter ponctuellement la capacité d'usage. « Aujourd'hui, le but est de faciliter la vie des entreprises en leur permettant d'optimiser leurs processus pour qu'elles gagnent en compétitivité », assure Claude Cordier. Et, en s'affranchissant des contingences techniques, les entreprises peuvent se concentrer sur le coeur de leur activité, c'est-à-dire les relations avec leurs clients, fournisseurs et autres partenaires.
le « digital agenda scoreboard » de la Commission européenne). Le digital, à commencer par les outils de communication, mais aussi les logiciels de gestion, paraît pourtant un avantage concurrentiel majeur dans la compétition économique, surtout pour de jeunes et petites entreprises. A la question : vaut-il mieux investir dans un logiciel spécialisé plutôt que d'utiliser un tableur pour sa comptabilité ? la réponse est oui. D'autant que des solutions adaptées sont désormais accessibles même aux plus petites structures à des prix raisonnables grâce au paiement, non plus à la licence mais à l'usage.
Gérer les formalités lors de la création
Trois sites en ligne permettent de réaliser la plupart des formalités : CFEnet, Infogreffe et Guichet-entreprises. CFEnet, dont le réseau CCI France est à l'origine, a vu le jour en 2007. Il s'agissait alors de la première plate-forme pour les formalités de création, de cessation, de radiation ou de modification : augmentation du capital, changement de dirigeant ou de siège social… « C'est un outil semi-automatisé, puisque le chef d'entreprise remplit un formulaire en ligne et doit ensuite imprimer sa déclaration, la signer puis renvoyer le document avec un chèque pour les frais de greffe, explique Jean-Louis Pardé, animateur du réseau des CFE.Son dossier est automatiquement transmis dans le CFE compétent géographiquement, qui le diffuse à l'Insee, au tribunal de greffe, au RSI, à l'Urssaf… » Depuis 2007, la plate-forme réalise de nouvelles missions comme la gestion des demandes d'Accre, de cartes de commerce ambulant ou de création d'autoentreprise.
Les deux autres plates-formes, Infogreffe et Guichet-entreprises, permettent de réaliser ses formalités de façon entièrement dématérialisée. Cependant, Guichet-entreprises est pour le moment limité aux seules démarches de création. Quelle que soit la plate-forme choisie, le processus est transparent : les organismes s'échangent automatiquement les documents. Pourtant, les formalités se font encore très peu en ligne. « On estime qu'environ 5 % des formalités sont faites de façon dématérialisée », explique Jean-Louis Pardé, qui ajoute que, même lorsque c'est le cas,« beaucoup d'entreprises appellent ou se rendent en CCI pour vérifier que tout est en ordre ».
Des logiciels pour tous les métiers et toutes les tailles
Il existe une multitude de solutions de gestion pour les entreprises, qui couvrent la comptabilité, la fiscalité ou la trésorerie, mais aussi l'administration des ventes, la gestion des achats, des stocks ou de production, la paie et les ressources humaines, la gestion de la relation client… « Les logiciels doivent être adaptés à la taille et au besoin de l'entreprise », conseille Jean-Marc Jaumouillé, directeur des techniques professionnelles chez Fiducial, spécialiste de l'expertise comptable. Il n'est pas toujours intéressant pour une entreprise d'acquérir un logiciel pour chacun de ses métiers. Par exemple, la paie est très complexe aujourd'hui. Et, selon Jean-Marc Jaumouillé, acquérir un logiciel n'est pas forcément intéressant.« Plus l'entreprise est petite, plus elle a intérêt à sous-traiter la paie. »
Les logiciels de base coûtent dans les 30 euros par mois en accès à distance, c'est-à-dire via Internet. Ensuite, à chacun d'évaluer son besoin pour trouver une offre adaptée. « Globalement, dans les outils de gestion, l'offre est plutôt large, estime Jean-Marc Jaumouillé. Il existe des offres génériques de même que des logiciels très spécialisés. » Cela peut aller jusqu'à l'informatique embarqué sur le smartphone : « Nos offres vont aussi loin que les besoins de nos clients. » Les éditeurs de logiciels proposent même des solutions spécifiques à certains secteurs d'activité. « Il existe, par exemple, des offres sectorielles pour le BTP, qui sont adaptées aux problématiques de gestion de chantier, explique Claude Cordier, directeur marketing produits et services PME chez l'éditeur Sage. Il en existe aussi bien pour l'artisan que pour la PME ou le groupe industriel. »
Le cloud pour une dématérialisation totale
Le cloud, c'est tout simplement l'accès à distance aux informations ou aux logiciels de gestion de l'entreprise. « La virtualisation de l'outil informatique permet d'utiliser les documents et logiciels de l'entreprise partout où l'utilisateur se trouve, détaille Jean-Marc Jaumouillé. Un chef d'entreprise peut ainsi travailler chez lui ou pendant qu'il est en déplacement. » Le tout, grâce à une connexion Internet et à un accès sécurisé par mot de passe.
Le cloud a de nombreux avantages, dont le plus évident est la mobilité. Tous les employés de l'entreprise peuvent accéder à l'ensemble des données de l'entreprise, ou, selon leurs autorisations, à une partie seulement. C'est son deuxième avantage : la flexibilité. Pour le chef d'entreprise, mais également pour ses employés, qui peuvent plus facilement pratiquer le télétravail ou les horaires décalés au besoin. « Les solutions de cloud permettent aussi de ne plus se préoccuper des mises à jour légales ni des mises à jour informatiques, la solution est opérationnelle automatiquement », explique Claude Cordier. Pour les start-up et les TPE souvent peu structurées du point de vue informatique, cela représente un avantage au niveau de la maintenance ou du stockage des données, assuré, lui aussi, par les prestataires.
Le cloud est également intéressant du point de vue économique, puisqu'il permet de lisser l'investissement. L'entreprise loue une infrastructure et s'abonne à des outils. Le coût, souvent mensuel, reste très acceptable pour des PME. De plus, si jamais les besoins de l'entreprise évoluent, le cloud permet d'augmenter ponctuellement la capacité d'usage. « Aujourd'hui, le but est de faciliter la vie des entreprises en leur permettant d'optimiser leurs processus pour qu'elles gagnent en compétitivité », assure Claude Cordier. Et, en s'affranchissant des contingences techniques, les entreprises peuvent se concentrer sur le coeur de leur activité, c'est-à-dire les relations avec leurs clients, fournisseurs et autres partenaires.
Camille Prigent
En source : en savoir plus sur http://www.lesechos.fr/thema/start-up_sde_2015/0204115281929-comment-la-high-tech-et-les-reseaux-changent-le-quotidien-des-entrepreneurs-1089971.php?qVeAcbsFh33CTWuj.99
